ビジネスメール作成のポイント!
メールは利便性が高い便利なツールです。
読み手の視点に立って、以下の点に注意し作成しましょう。
書式
○原則「一メール一用件」
(宛先が同じでも複数の用件をつめこまない!)
○一行の文字数は35字程度
○文章全体が一画面で表示される程度の長さに
文面の作成
○タイトルは内容が一目でわかるものに
【緊急】などをつけることも考慮する
○機種依存文字(①②など)を避ける
○添付ファイルがある場合、本文中に明記しましょう
○最後に署名をつける (署名フォームは原則として会社のルールに従います)
宛先
●お客様にメールを送る場合
お客様のアドレスをTO: に記入し、上司や社内の関係者をCC: に記入する。
●一斉送信でメールを送る場合
自分のアドレスをTO: に記入し、送信先をBCC: に記入する。
TO:やCC: に記入すると、他の人のアドレスが公開されてしまいます。
参考【CCとBCC】
●CC: Carbon Copy(複写)の略
TO:で指定した宛先アドレス以外に同じ内容のメールを
CC:で指定した複数の人へ同時に送ることができます。
メールを受け取った TO: およびCC: で指定された人は、
誰に対して TO:CC:で送ったのかがわかる。
CCでメールがきた場合は、コピーを共有しておくね。という感じ。
●BCC: Blind Carbon Copy(隠密複写)の略
BCC: に記入したアドレスに同じ内容のメールが送信されます。
TO: および CC: で指定されたメール受信者は誰にBCC:
されているかについては分かりません。
TOで送るひ人と面識がない関係者に共有したい時などBCCで送ります。
(知らない人のアドレスが入っているとなんか気持ち悪いですよね。)
マナー
○返信は早めに送る(原則24時間以内)
(ただし、クレーム対応など重要な内容は電話もしてフォローします)
○返信はもとの文書を残しておく
○添付ファイルを送る場合、相手の社内ルール(容量制限など)を確認
○容量の大きいファイルを送る場合は圧縮する(1MB以上は確認)
最終確認
○送信先アドレスは再度必ず確認!
○「送信」前に読み返し、必ず推敲しましょう。
メールで失敗しないように、最低限のマナーは身につけておきましょう!
心配なことがあれば、お気軽に運営事務局までお問合せください。
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